Ein gelungener Start im neuen Unternehmen liegt im Interesse aller Beteiligten und bringt allen rasche Erfolgserlebnisse. Die ersten Tage entscheiden u.U. darüber, ob und wie erfolgreich der neue Mitarbeiter im Unternehmen werden wird – unabhängig von seinen Kompetenzen. Im Gespräch mit Susanna Weilke erhalten Sie Anregungen, wie die Einstiegsphase gestaltet werden kann. Foto: (c) S. Weilke

life-science: Was versteht man unter “Onboarding”?

Susanna Weilke: Unter „Onboarding“ ist die Phase des Eintritts und Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen zu verstehen. Dieser Abschnitt gehört gut geplant, strukturiert und gestaltet und zielt darauf ab, den Mitarbeiter möglichst rasch dazu zu befähigen, dass er seine Aufgaben eigenständig in die Hand nimmt und sich in das Unternehmen eingliedert.

life-science: Das hört sich sehr aufwändig an? Welchen Nutzen kann sich ein Unternehmen davon erwarten, wenn dieser Prozess gut gestaltet wird?

Susanna Weilke: Die Verweildauer der Mitarbeiter in einem Unternehmen wird heute immer kürzer. Umso wichtiger ist es daher, dass sie sich möglichst rasch in der neuen Position zurecht finden. Durch ein richtig durchgeführtes Onboarding können sich die Mitarbeiter früher voll auf ihre neue Aufgabe konzentrieren für die sie eingestellt wurden und sind nicht mehr damit beschäftigt, sich notwendige Basisinformationen selbst zu organisieren wie: Parkplatz, Kantine, die „ungeschriebenen Gesetze“, ausloten, wo die formellen und informellen Kanäle sind etc.
Weiters wird die „Drop out Rate“ innerhalb der ersten Wochen reduziert. Die Mitarbeiter bekommen früher das Gefühl, dazu zu gehören, kennen sich schneller aus, fühlen sich dadurch auch sicherer und bleiben motivierter.

life-science: Wie kann man sich einen Onboarding Prozess vorstellen? Was geschieht dabei?

Susanna Weilke: Die Literatur unterscheidet hier 3 Ebenen, denen ich mich voll anschließen kann. Alle 3 Ebenen sollen gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter gestaltet werden.

1. Die fachliche Integration: hier wird zuerst ausgelotet, wie viel Fachwissen der jeweilige Kandidat bereits mitbringt. Dieses Know-how wird mit jenem abgeglichen, das im Unternehmen in diesem Bereich bereits bekannt ist oder schon angewendet wird. Fehlen bestimmte Kompetenzen, sollen diese zuerst aufgeholt werden, bevor der Kandidat in den Arbeitsprozess einsteigt. Bringt er hingegen Know-how mit, das für das Unternehmen neu, interessant und relevant ist, tritt die Frage auf, „wie kann eine Organisation dieses Know-how den anderen Mitarbeitern zugänglich machen und in die jeweiligen Bereiche einfließen lassen?“

2. Die soziale Integration: er muss die Menschen kennen lernen, mit denen er zusammenarbeiten wird. Sei es sein Team, seine Vorgesetzten, Mitarbeiter, Kollegen. Auch jene aus anderen Abteilungen, mit denen es Schnittstellen gibt. Es muss Vertrauen aufgebaut werden, wenn man gut zusammenarbeiten will. Man muss sich gegenseitig einschätzen und vertrauen können. Jeder braucht sein eigenes Sozialgefüge innerhalb des Unternehmens, das er sich aufbauen muss.

3. Die Werteintegration: hier geht es um den Spirit des Unternehmens. Was ist unsere Mission, unsere Vision, unser Ziel? Was ist uns wichtig, worauf legen wir Wert in unserem Umgang mit Mitarbeitern, Kunden, Umwelt. Die sinnstiftenden Fragen, damit er weiß, warum machen wir das hier so und nicht anders. Welches Bild haben wir von unseren Kunden?

life-science: Welche Versäumnisse sind in der Praxis oft zu beobachten?

Susanna Weilke: Es gibt z.B. Unternehmen, die bieten zwar ein umfassendes Ausbildungsprogramm an, die Mitarbeiter werden hoch qualifiziert, sie erhalten Schulungen, die genau auf die Anforderungen ihrer neuen Position abgestimmt sind. Aber sie kümmern sich nicht um die soziale Integration. Um das Gefühl des Mitarbeiters, dass er angekommen und willkommen ist. Damit er nicht als „Einzeller“ herumschwirrt, der nirgendwo andocken kann. Der Mensch ist ein soziales Wesen, er sucht die Gemeinschaft. Hier ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Zeit für Weiterbildung und Zeit zur sozialen Integration angesagt.

life-science: Wie lange dauert ein Onboarding Prozess?

Susanna Weilke: Man kann sagen, die ersten 100 Tage, 3 Monate gelten als eine typische Phase des Eingewöhnens. Man muss sich in der neuen Umgebung, der neuen Aufgabe zurecht finden. Nach 3 Monaten sollte man in einer neuen Position soweit Fuß gefasst haben, dass man selbstständig seine Aufgaben wahrnehmen und sich mit seinen Fähigkeiten in das Unternehmen einbringen kann.
In Abhängigkeit von der Komplexität einer Aufgabe oder Position gibt es auch Onboarding Programme, die ein ganzes Jahr dauern. Wie und wie lange ein Onboarding Prozess gestaltet und durchgeführt wird, hängt auch vom Ausgangsniveau des Kandidaten ab.

Es gibt Unternehmen, die bieten in den ersten 100 Tagen keinerlei Unterstützung an. Dort wirst du ins kalte Wasser geworfen.

life-science: Wie geht es den Mitarbeitern dabei?

Susanna Weilke: Das kommt darauf an, welche Persönlichkeit derjenige mitbringt. Es gibt Typen, die tauchen wieder auf und schauen danach, dass sie das Bestmögliche liefern. Er ist aber in den ersten Wochen mit dem „Überleben“ beschäftigt. Dadurch geht viel Energie verloren. Wenn ein starker Mitarbeiter nicht begleitet wird, fehlt ihm der Fokus, auf den er sich konzentrieren soll. Woher soll er denn wissen, wo ihn das Unternehmen gerade am dringendsten braucht? Er zieht möglicherweise in die falsche Richtung und wird frustriert und demotiviert, wenn er später korrigiert wird.

Andere Typen tauchen vielleicht nicht mehr auf und werfen während der Probezeit das Handtuch. Ein aufwändiger Recruiting Prozess müsste dann noch einmal durchgeführt werden. Die betreffende Position bliebe weitere Wochen wenn nicht sogar Monate nicht adäquat besetzt.

life-science: Ist Onboarding ein völlig neues Konzept oder gab es das immer schon, nur unter einem anderen Namen?

Susanna Weilke: Onboarding gibt es seit ca. 40 Jahren. Früher hieß es Einschulungsprogramm oder Einarbeitungsphase. Schulungen zum Eintritt in ein Unternehmen gibt es schon sehr lange. Mittlerweile ist das Bewusstsein dafür gewachsen, dass die ersten Wochen in einem neuen Dienstverhältnis entscheidend dafür sind, wie erfolgreich ein Mitarbeiter in späterer Folge sein wird. Der Prozess, wie Mitarbeiter beim Neuanfang in einem Unternehmen unterstützt werden können, wird kontinuierlich weiter entwickelt.
Traineeprogramme dienen dazu, dem Kandidaten die Möglichkeit zu bieten, ein Unternehmen von seinen vielen verschiedenen Facetten kennen zu lernen. Und gleichzeitig auch für das Unternehmen die Chance, einen neuen Mitarbeiter genau kennen zu lernen und ihn später an jenen Positionen einzusetzen, für die er am besten geeignet erscheint.

Generell kann man sagen, dass früher viel mehr Zeit zur Verfügung stand, dass sich Mitarbeiter in einem Unternehmen einarbeiten und eingewöhnen konnten. Heute muss alles viel schneller laufen.

life-science: Was geschieht bei einem erfolgreichen Onboarding Prozess?

Susanna Weilke: Der Prozess beginnt bereits Wochen bevor der neue Mitarbeiter kommt.
Vorbereitungsphase: Es muss dafür gesorgt werden, dass ein Arbeitsplatz eingerichtet ist. Dass er Schlüssel bekommt, einen Schreibtisch, PC mit entsprechenden Programmen, Softwarelizenzen Zugang zu Intranet, Passwörter müssen weitergegeben werden. Ist er im Außendienst tätig, braucht er ein Handy, Auto, …? Vielleicht braucht er eine Arbeitsausrüstung oder Sicherheitsunterweisungen. Je nach dem Kontext sind völlig unterschiedliche Sachen vorzubereiten. Manches muss erst besorgt werden. Lieferzeiten sind einzukalkulieren.

Orientierungs- und Eintrittsphase, diese wird auch als die Lern- und Integrationsphase genannt. Am ersten Arbeitstag wäre ideal, wenn sich seine Führungskraft Zeit nimmt für ihn. Es muss nicht der ganze Tag sein, aber zum kennen lernen und um ihn im Team willkommen zu heißen.
In größeren Unternehmen gibt es oft einen Welcome-Day an dem alle zusammen gefasst werden, die im aktuellen Monat neu angefangen haben. Vorstände nutzen diese Gelegenheit gerne, um dabei die Unternehmenswerte und die Vision vorzustellen.

Am ersten Tag müssen auch ganz banale Basics vermittelt werden. Wo sind die Toiletten, wie bedient man die Klimaanlage, das Licht, die Heizung, wo ist die Kantine und wie bekommt man dort das Essen; wie funktioniert die Kaffeemaschine in der Teeküche; ….

Stabilitäts- und Akzeptanzphase: Ca. nach einem halben Jahr tritt die Stabilitäts- und Akzeptanzphase ein und dies bedeutet, der Mitarbeiter hat sich in seinem Arbeitsbereich eingearbeitet, er weiß, was er zu tun hat, nach und nach übernimmt er Verantwortung für die verschiedensten Aufgaben. Akzeptanzphase bedeutet auch „ich bin akzeptiert worden“ und „ich akzeptiere die neue Arbeitsumgebung“. Sollte das nicht der Fall sein, dann muss man mit dem Kandidaten das Gespräch suchen.

Das ist überhaupt das Wichtigste im Onboarding. Das Gespräch suchen und im Gespräch bleiben. Kommunikation ist, genauso wie die baldige aktive Beschäftigung der Neuzugänge, unser Schlüssel zur gelungenen Integration.

Vielen Dank für das Gespräch
Gisela Zechner, life-science Karriere Services

Susanne Weilke ist seit 2001 als selbstständige Trainerin mit den Schwerpunkten Teamtraining, Leadership, Potenzialanalyse tätig. Aufgrund ihrer langjährigen Trainingserfahrung mit MitarbeiterInnen auf den verschiedensten Ebenen, kennt sie die möglichen Ursachen eines frühzeitigen Ausstiegs bzw. warum MitarbeiterInnen in eine neue Position erst gar nicht hinein finden. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen aus der Praxis entwickelt und implementiert sie gemeinsam mit Führungskräften individuelle, auf die jeweiligen Unternehmen abgestimmte Onboarding Prozesse.

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Foto: (c) S. Weilke